Rekomendowany PCO – co to znaczy, że Work Group jest Profesjonalnym Organizatorem Kongresów?

Na liście Poland Convention Bureau Polskiej Organizacji Turystycznej Work Group figuruje jako Rekomendowany Profesjonalny Organizator Kongresów (PCO). Co to właściwie oznacza i co daje firmom, które szukają agencji do organizacji konferencji lub kongresu? Wyjaśniamy.

Kim jest PCO – Profesjonalny Organizator Kongresów?

PCO (ang. Professional Congress Organiser) to firma, która specjalizuje się w planowaniu i kompleksowej organizacji kongresów, konferencji i spotkań biznesowych. W praktyce oznacza to przejęcie całego procesu: od koncepcji, harmonogramu i budżetu, przez wybór miejsca, rejestrację uczestników i logistykę, po obsługę techniczną, produkcję wydarzenia na miejscu i rozliczenie po evencie.

Co oznacza rekomendacja Poland Convention Bureau?

Poland Convention Bureau (PCB) to część Polskiej Organizacji Turystycznej, która promuje Polskę jako miejsce kongresów i spotkań biznesowych. W ramach programu rekomendacji PCB wskazuje firmy, które sprawdziły się w organizacji kongresów. Rekomendację przyznaje Prezes POT po weryfikacji dokumentów, a zgodnie z regulaminem rekomendacji PCO firma musi m.in.:

• wykazać doświadczenie organizacyjne, zaplecze techniczne i przygotowany zespół,

• udokumentować samodzielną organizację kongresów w ostatnich latach, w tym wydarzeń dla kilkuset uczestników,

• przedstawić pozytywne rekomendacje od klientów,

• posiadać gwarancję bankową lub ubezpieczeniową,

• co roku przekazywać dane statystyczne o zrealizowanych wydarzeniach.

Rekomendacja nie jest przyznawana raz na zawsze – obowiązuje przez określony czas, a jej utrzymanie wymaga ponownej weryfikacji.

Co to daje organizatorowi konferencji?

• Mniejsze ryzyko – współpracujesz z firmą, której doświadczenie zostało sprawdzone przez niezależną instytucję.

• Jeden partner zamiast wielu podwykonawców – PCO koordynuje miejsce, technikę, rejestrację, catering i logistykę.

• Przewidywalny proces – jasny harmonogram, kosztorys i jedna osoba kontaktowa po stronie agencji.

• Doświadczenie przy dużej skali – kongresy i konferencje wymagają innego planowania niż kameralne spotkania.

Work Group jako PCO – jak to wygląda w praktyce?

Od blisko 20 lat produkujemy eventy firmowe i konferencje. Mamy własną scenę, nagłośnienie, oświetlenie i ekrany LED, dlatego techniką zajmujemy się sami, a nie przez kolejnych podwykonawców. Prowadzimy wydarzenie od briefu, przez projekt i kosztorys, po realizację na miejscu i ewaluację.

• Organizacja konferencji i targów – zakres usług dla konferencji, kongresów i targów.

• Obsługa techniczna eventów – scena, nagłośnienie, oświetlenie, multimedia.

• Realizacje i referencje – zobacz, dla kogo pracowaliśmy.

• O nas – poznaj zespół Work Group.

Planujesz konferencję lub kongres?

Opisz nam swoje wydarzenie – podpowiemy format, harmonogram i przygotujemy kosztorys. Skontaktuj się z nami albo przeczytaj, jak przygotować dobry brief dla agencji eventowej.