Rejestracja uczestników eventu. Jak uniknąć kolejek, błędów i problemów z danymi?

Lista gości może wyglądać jak drobny element organizacji eventu. Do momentu, kiedy liczby przestają się zgadza. Kilka lat temu organizowaliśmy piknik firmowy. Założenie klienta było proste: około 700 uczestników. Przed wydarzeniem poprosiliśmy o listę i dostaliśmy bazę liczącą około 1500 osób. Usłyszeliśmy, że to wszyscy pracownicy, ale realnie przyjedzie mniej więcej 700.

Dodatkowym wymaganiem było potwierdzanie obecności uczestników. W tamtym czasie korzystaliśmy już z elektronicznego systemu i tabletów. Dwie hostessy pracujące na iPadach były w stanie prowadzić rejestrację sprawniej niż wcześniejszy, większy zespół pracujący ręcznie. Najważniejsze wydarzyło się jednak później.

System pokazywał na bieżąco, ile osób faktycznie pojawiło się na terenie wydarzenia. Gdy frekwencja zaczęła przekraczać wcześniejsze założenia i zbliżyła się do 800 osób, mogliśmy od razu pójść do organizatora i powiedzieć: mamy więcej ludzi, trzeba sprawdzić catering.

Nie czekaliśmy do końca imprezy, żeby odkryć problem. Catering mógł zareagować, zrobić dodatkowe zakupy i wydarzenie zostało obsłużone do końca.

Właśnie dlatego sposób rejestracji uczestników ma znaczenie większe, niż mogłoby się wydawać. Dzisiejsze systemy check-in pozwalają nie tylko potwierdzać wejście, lecz także obserwować frekwencję w czasie rzeczywistym.

Rejestracja uczestników eventu: dlaczego Excel przestaje wystarczać

Excel jest dobrym narzędziem i sami organizatorzy wydarzeń korzystają z niego na różnych etapach pracy. Problem pojawia się wtedy, gdy arkusz ma być jednocześnie listą gości, systemem check-in i źródłem aktualnej informacji dla kilku stanowisk recepcyjnych.

Kto ma najnowszą wersję? Czy uczestnik został już zaznaczony? Czy ktoś dopisał gościa do swojego pliku? Czy recepcja A widzi zmianę wprowadzoną przez recepcję B?

Im większy event i im więcej osób pracuje na danych równocześnie, tym trudniej utrzymać jeden aktualny obraz sytuacji. Nie jest to wyłącznie problem eventów. Badania nad rzeczywistymi arkuszami operacyjnymi pokazują, że błędy w spreadsheetach są częste i potrafią być trudne do wykrycia. W analizie 50 arkuszy wykorzystywanych w organizacjach błędy znaleziono w części komórek zawierających formuły, a kolejne badania pokazały, że niektóre z nich mogą wpływać na istotne wyniki.

W profesjonalnym systemie eventowym uczestnik znajduje się w jednej bazie, a jego status zmienia się w momencie check-inu. Aktualne rozwiązania pozwalają sprawdzić osobę po nazwisku lub kodzie QR i od razu odnotować jej obecność.

Dzięki temu zwykle nie trzeba również ustawiać recepcji według alfabetu: A–F tutaj, G–L obok, M–R dalej. Jeżeli każde stanowisko ma dostęp do tej samej bazy, kolejny wolny pracownik może obsłużyć kolejną osobę. W praktyce łatwiej wtedy reagować także na chwilowe spiętrzenie ruchu.

Oczywiście sama technologia nie rozwiązuje wszystkiego. Przed eventem nadal trzeba przewidzieć liczbę stanowisk, godziny największego napływu uczestników, sytuacje nietypowe oraz procedurę na wypadek problemów z internetem czy sprzętem.

Elektroniczny check-in na event: co powinien zapewniać system

Podstawą jest szybkie odnalezienie właściwej osoby. Może odbywać się przez wyszukiwanie w bazie albo skanowanie indywidualnego kodu QR. Obecne platformy eventowe oferują również bieżący podgląd frekwencji, obsługę osób pojawiających się bez wcześniejszej rejestracji, kontrolę dostępu czy druk identyfikatorów.

Najcenniejsze dane pojawiają się jednak często poza recepcją.

Informacja „zameldowano 620 osób” może mieć znaczenie dla cateringu. Liczba osób w konkretnej strefie może interesować ochronę albo osobę odpowiadającą za transport. Przy konferencji aktualna frekwencja może wpływać na sposób wykorzystania sal.

W opisanym wcześniej pikniku informacja z rejestracji pozwoliła zauważyć różnicę pomiędzy założeniem a rzeczywistą frekwencją, zanim brak jedzenia stał się problemem gości.

Dlatego przed wydarzeniem warto ustalić nie tylko, jak będziemy rejestrować uczestników, ale również kto będzie obserwował dane i jakie decyzje podejmujemy, gdy liczby odbiegają od planu.

Trzeba też przygotować wyjątki. Co robimy z osobą, której nie ma na liście? Z pracownikiem bez kodu QR? Z gościem, który zmienił nazwisko? Z osobą towarzyszącą? Co w przypadku utraty połączenia z siecią?

To właśnie w takich sytuacjach doświadczenie zespołu obsługującego event jest równie istotne jak możliwości aplikacji.

Jest jeszcze kwestia podpisów. Jeżeli klient mówi, że uczestnicy „muszą podpisać listę”, najpierw trzeba ustalić, po co ten podpis jest potrzebny. Zwykłe elektroniczne oznaczenie obecności nie jest automatycznie odpowiednikiem podpisu odręcznego. W prawie UE szczególny status równoważny podpisowi odręcznemu ma kwalifikowany podpis elektroniczny.

Czasem klient potrzebuje więc faktycznie podpisu. Czasem potrzebuje jedynie wiarygodnej informacji, kto pojawił się na wydarzeniu. To dwie różne potrzeby i warto rozdzielić je już na etapie briefu.

RODO na evencie: jak chronić dane i wybrać partnera

Lista uczestników to dane osobowe. Dotyczy to również danych służbowych pracowników. UODO wskazuje w swoich materiałach, że imię, nazwisko, stanowisko czy miejsce pracy nadal pozostają danymi osobowymi i ich przetwarzanie powinno odpowiadać konkretnemu celowi.

Dlatego przekazanie agencji eventowej bazy 1500 pracowników nie powinno sprowadzać się do wysłania pliku mailem z dopiskiem „tu macie listę”.

Trzeba ustalić, kto jest administratorem danych, kto działa jako podmiot przetwarzający, jaki zakres informacji jest naprawdę potrzebny, kto uzyska do nich dostęp oraz co stanie się z bazą po zakończeniu wydarzenia. Relacja administratora z podmiotem przetwarzającym powinna być odpowiednio uregulowana.

Nie zawsze właściwą odpowiedzią jest również „zbierzmy zgodę na RODO”. RODO przewiduje kilka podstaw prawnych przetwarzania, a zgoda jest tylko jedną z nich. W relacjach pracowniczych jej dobrowolność wymaga dodatkowej ostrożności.

Przy wyborze systemu sprawdzamy także, gdzie przetwarzane są dane i kto jeszcze może mieć do nich dostęp. Sama deklaracja, że aplikacja jest europejska, nie zamyka tematu. Europejski dostawca może korzystać z podwykonawców spoza EOG. Z kolei transfer danych poza EOG nie jest z definicji zabroniony, ale musi odbywać się zgodnie z zasadami wynikającymi z RODO.

Liczą się konkrety: umowa powierzenia, lokalizacja przetwarzania, lista podwykonawców, mechanizm usuwania danych, kontrola uprawnień, uwierzytelnianie, szyfrowanie i procedura reagowania na incydenty. EDPB wskazuje takie elementy jak kontrola dostępów, indywidualne identyfikatory użytkowników, uwierzytelnianie, regularne przeglądanie uprawnień, szyfrowanie i kopie zapasowe jako praktyczne środki ochrony danych.

Dlatego przy większym evencie nie wystarczy pytanie: „jaką aplikację mamy zainstalować?”.

Trzeba zaprojektować cały proces. Od otrzymania listy uczestników, przez konfigurację systemu i przygotowanie stanowisk, po check-in, bieżące raportowanie, obsługę wyjątków i usunięcie danych po wydarzeniu.

Technologia bardzo w tym pomaga. Ale dopiero doświadczony zespół wie, na jakie liczby patrzeć i co zrobić, kiedy rzeczywistość zaczyna odbiegać od planu.