Animatorzy na event. Kiedy warto ich wynająć i co ustalić przed wydarzeniem?

Na wielu wydarzeniach najwięcej dzieje się poza sceną. Przy strefach rodzinnych, grach integracyjnych, stanowiskach promocyjnych, konkursach i atrakcjach dla dzieci. W takich miejscach często pracują animatorzy. To oni pomagają uczestnikom wejść w wydarzenie, tłumaczą zasady aktywności, prowadzą zabawy i reagują wtedy, gdy program potrzebuje więcej energii albo spokojniejszego tempa.

Wynajem animatorów na event firmowy warto potraktować jako część produkcji wydarzenia. Podobnie jak scenę, nagłośnienie, światło, catering czy obsługę techniczną. Jeśli animatorzy są dobrze dobrani do charakteru imprezy, cały program działa płynniej. Jeśli są przypadkowi, uczestnicy szybko to wyczują.

Kiedy firmie są potrzebni animatorzy na event?

Animatorzy najczęściej pojawiają się przy piknikach firmowych, dniach rodzinnych, imprezach plenerowych, integracjach pracowniczych, eventach promocyjnych i wydarzeniach z udziałem dzieci. Sprawdzają się również wtedy, gdy trzeba poprowadzić strefę aktywności, warsztaty kreatywne, konkursy, zabawy ruchowe albo prostą grę terenową.

Przy wydarzeniach rodzinnych ich rola jest szczególnie ważna. Rodzice mogą spokojniej uczestniczyć w części dla dorosłych, kiedy dzieci mają własną przestrzeń, jasne zasady i osoby, które potrafią zająć się grupą. W praktyce chodzi o zaplanowanie aktywności tak, żeby były bezpieczne, angażujące i dopasowane do wieku uczestników.

Przy integracjach dla dorosłych animatorzy pracują inaczej. Tu liczy się wyczucie grupy. Nie każdy uczestnik od razu chce brać udział w konkursach czy zadaniach zespołowych. Dobry prowadzący potrafi wprowadzić ludzi w aktywność bez presji i bez sztucznego podkręcania atmosfery. Czasem wystarczy prosta gra, dobrze wyjaśnione zasady i osoba, która umie poprowadzić grupę tak, żeby nikt nie czuł się wystawiony na pokaz.

Dlaczego warto zlecić wynajem animatorów agencji?

Samodzielne szukanie animatorów wydaje się proste tylko na początku. Organizator musi sprawdzić doświadczenie osób, ustalić zakres pracy, dopasować liczbę animatorów do skali wydarzenia, zadbać o scenariusz, materiały, sprzęt, godziny pracy i ewentualne zastępstwo.

Przy małym, prywatnym spotkaniu taki model może się sprawdzić. Przy evencie firmowym ryzyko jest większe. Jeśli animator nie przyjedzie, nie odnajdzie się w grupie albo nie będzie miał potrzebnych materiałów, problem od razu trafia do organizatora. Agencja eventowa przejmuje ten ciężar. Dobiera ludzi do konkretnego wydarzenia, ustala ich zadania, przygotowuje plan pracy i pilnuje, żeby animacje pasowały do reszty programu.

Ma to znaczenie szczególnie przy większych imprezach. Piknik dla 80 osób wymaga innego przygotowania niż wydarzenie plenerowe dla kilkuset uczestników. Trzeba przewidzieć wiek dzieci, liczbę grup, czas trwania animacji, warunki pogodowe, dostęp do prądu, bliskość sceny, poziom hałasu i układ terenu. Takie szczegóły decydują o tym, czy strefa animacji będzie działać spokojnie, czy stanie się miejscem przypadkowego zamieszania.

Co ustalić przed zamówieniem animatorów?

Rozmowę najlepiej zacząć od skali wydarzenia. Ważna jest liczba uczestników, obecność dzieci, ich wiek i przewidywany czas trwania aktywności. Organizator powinien też określić, czy animacje mają być główną atrakcją, czy raczej wsparciem większego programu.

Duże znaczenie ma miejsce. Inaczej planuje się animacje w hotelu, inaczej w hali, na terenie zakładu pracy, w plenerze albo przy scenie z głośnym programem artystycznym. Warto wcześniej ustalić, czy potrzebne będą warsztaty kreatywne, zabawy ruchowe, dmuchańce, konkursy, maskotki, malowanie twarzy, bańki mydlane, gry integracyjne albo działania dopasowane do konkretnego motywu wydarzenia.

Dobrze jest też powiedzieć, czego firma chce uniknąć. Nie każda organizacja potrzebuje głośnych konkursów przez mikrofon. Nie każda grupa dobrze reaguje na rywalizację. Czasem lepiej sprawdzają się spokojniejsze warsztaty, strefa kreatywna albo aktywności, do których można dołączyć w dowolnym momencie.

Przy większych wydarzeniach trzeba omówić również kwestie bezpieczeństwa.

Gdzie będzie strefa animacji? Kto odpowiada za kontakt po stronie organizatora? Czy teren jest ogrodzony? Jak wygląda dostęp do sanitariatów? Co dzieje się w razie deszczu? Czy animacje będą działać równolegle z innymi atrakcjami? Takie pytania mogą wydawać się techniczne, ale na miejscu oszczędzają dużo nerwów.

Animatorzy jako część produkcji eventu

W Work Group Events animatorzy są elementem większego planu. Liczy się dopasowanie ludzi, programu i przestrzeni do celu wydarzenia. Przy pikniku firmowym celem może być komfort rodzin. Przy integracji pracowników ważniejsze będzie przełamanie dystansu i uruchomienie współpracy. Przy evencie promocyjnym animatorzy mogą pomóc w budowaniu ruchu wokół strefy marki. Przy dużym wydarzeniu plenerowym ich zadaniem bywa uporządkowanie aktywności dla różnych grup uczestników.

Dlatego pomagamy firmom dobrać animatorów do pikników firmowych, imprez integracyjnych, eventów rodzinnych, akcji promocyjnych i wydarzeń plenerowych. Możemy zaplanować strefę animacji, zaproponować rodzaj aktywności, zadbać o prowadzących i skoordynować ich pracę z resztą programu.

Dobrze przygotowana animacja wspiera wydarzenie, zamiast je zagłuszać. Uczestnicy mają co robić, dzieci są zaopiekowane, rodzice mogą spokojniej korzystać z programu, a organizator nie musi w ostatniej chwili szukać rozwiązań. Właśnie wtedy animatorzy realnie podnoszą jakość eventu.

Szukasz wsparcia przy organizacji eventu? Odezwij się do nas!