Kulisy organizacji eventu – jak pracuje agencja eventowa od kuchni

Uczestnicy eventu widzą zwykle piękną oprawę, uśmiechniętą obsługę i dopięty program. Ciekawi Cię, co dzieje się za kulisami takiego wydarzenia? Jak to możliwe, że wszystko działa jak w zegarku, choć na kilka godzin przed startem panował twórczy chaos? Pozwól, że zabierzemy Cię w podróż po backstage’u organizacji eventu firmowego. Jako doświadczona agencja eventowa zdradzimy, jak wygląda nasza praca krok po kroku – od pierwszego telefonu klienta, aż po zwinięcie ostatniego kabla po zakończeniu imprezy.

Każde udane wydarzenie zaczyna się od koncepcji. Gdy klient zgłasza się do Work Group Events z pomysłem (lub dopiero potrzebą zorganizowania eventu), pierwszym krokiem jest dogłębne zrozumienie jego wizji, celów i oczekiwań. Zaczynamy od wspólnego briefingu – pytamy o wszystko: charakter uczestników, okazję, budżet, przekaz, jaki ma pójść w świat. Na tym etapie często podsuwamy własne propozycje i kreatywne pomysły. Dzięki naszemu doświadczeniu bywa, że zaproponujemy coś, o czym klient nawet nie pomyślał, a co idealnie pasuje do jego potrzeb. (To ten moment, kiedy w oczach klienta pojawia się błysk: “Tak, właśnie tego chcemy!”).

Kiedy zarys koncepcji jest gotowy, przechodzimy do szczegółowego planowania. Tworzymy harmonogram przygotowań – często na wiele tygodni lub miesięcy do przodu. Rezerwujemy wstępnie kluczowe elementy: termin w obiekcie, podwykonawców (np. nagłośnienie, oświetlenie, catering), artystów czy prelegentów. Nasz zespół opracowuje budżet i wstępny scenariusz wydarzenia. Tutaj ujawnia się jedna z naszych wartości – partnerskie podejście: plan powstaje w ścisłej współpracy z klientem, konsultujemy kolejne decyzje, doradzamy lepsze rozwiązania lub ostrzegamy przed potencjalnymi ryzykami. Klient na bieżąco widzi, jak jego pomysł nabiera realnych kształtów, a my działamy jak przedłużenie jego działu marketingu czy HR, odciążając go z dziesiątek telefonów i ustaleń.

W fazie planowania niezwykle ważna jest elastyczność. Eventy to żywy organizm – czasem okazuje się, że wymarzona sala nie jest dostępna w danym terminie albo zaproszony mówca odwołał swój udział. My zawsze mamy plan B (a często i C). Znalezienie alternatywnej lokalizacji czy szybkie ściągnięcie zastępstwa to dla nas część codziennej pracy. Dzięki temu klient nie musi martwić się niespodziankami – reagujemy na nie od razu, utrzymując projekt na właściwych torach.

Przygotowania logistyczne i techniczne

Gdy do eventu pozostaje kilka tygodni, wchodzimy w fazę intensywnych przygotowań logistycznych. To czas, kiedy teoria przechodzi w praktykę. Co się wtedy dzieje?

Przede wszystkim finalizujemy wszelkie umowy z podwykonawcami i dostawcami. Każdy element musi być zaklepany: obiekt (sala konferencyjna, hotel, hala czy plener – w zależności od charakteru imprezy), firma od scenografii i dekoracji, firma techniczna od sprzętu AV, obsługa foto/video, transport (np. wynajem autobusów dla gości spoza miasta), ochrona, ubezpieczenie wydarzenia... Lista bywa długa. Nasze doświadczenie pomaga nam wybierać sprawdzonych partnerów – wiemy, komu można zaufać w kwestii nagłośnienia na koncert, a kto najlepiej zorganizuje pokaz laserowy. Dzięki stałym relacjom często uzyskujemy preferencyjne warunki dla naszych klientów.

Równolegle dopinamy kwestie techniczne. Razem z kierownikiem technicznym tworzymy szczegółowy rider techniczny eventu: ilu mikrofonów bezprzewodowych potrzeba, gdzie ustawić ekrany i projektory, ile świateł scenicznych zamontować, czy potrzebny będzie podest dla kamer. Planujemy rozmieszczenie stref: scena, widownia, recepcja, catering, strefy sponsorskie etc. Wszystko to nanosimy na plan obiektu, aby żadna z ekip montażowych nie miała wątpliwości, co gdzie ma stanąć.

To także czas prób i testów. Jeśli event przewiduje np. występ zespołu muzycznego czy próby generalne prelegentów – rezerwujemy na to odpowiedni czas w obiekcie. Testujemy prezentacje multimedialne, łączność internetową (zwłaszcza przy transmisjach live), tłumaczenia symultaniczne – cokolwiek jest w planie, musi zostać sprawdzone. Nasza zasada: nie zostawiaj niczego, co ważne, pierwszy raz na dzień eventu. Dlatego często organizujemy przynajmniej jedną wizję lokalną z klientem i kluczowymi podwykonawcami przed imprezą, żeby przejść razem przez plan dnia i wychwycić ewentualne braki czy kolizje.

W międzyczasie koordynujemy komunikację z uczestnikami. Choć to często po stronie klienta (np. zapraszanie gości, rejestracja), bywa, że i tu pomagamy. Doradzamy np. w przygotowaniu atrakcyjnych zaproszeń czy strony wydarzenia. Pilnujemy, by uczestnicy na czas otrzymali wszystkie informacje praktyczne (godzina, dojazd, agenda). Dla nas event zaczyna się już wtedy, gdy gość dostaje pierwsze zaproszenie – jego doświadczenie z wydarzeniem liczy się od pierwszego kontaktu, nie dopiero od przekroczenia progu sali.

Kilka dni przed eventem odbywa się tzw. odprawa zespołu. Zbieramy wszystkich naszych project managerów, asystentów i osoby zaangażowane po stronie WGE, aby raz jeszcze przejść przez scenariusz minuta po minucie. Rozdzielamy role: kto odpowiada za punkt recepcyjny, kto koordynuje catering, kto nadzoruje scenę i współpracę z techniką, kto opiekuje się prelegentami czy VIP-ami. Tworzymy łańcuch komunikacji (np. kanał radiowy lub czat grupowy dla ekipy), ustalamy hasło na wypadek ewakuacji itp. Taka synchronizacja sprawia, że kiedy przychodzi dzień eventu – wszyscy wiedzą, co robić, a klient może spać spokojnie.

Dzień eventu – wielki finał pod pełną kontrolą

Nadszedł dzień zero. Adrenalina rośnie, ale i ekscytacja, bo to teraz nasze plany stają się rzeczywistością. Ekipa Work Group Events jest na miejscu zwykle wcześnie rano (albo nawet dzień wcześniej wieczorem, jeśli montaż scenografii jest skomplikowany). Pierwsze godziny to intensywna praca: montaż sceny, nagłośnienia, oświetlenia, ustawianie mebli, roll-upów, branding. Ludzi krząta się mnóstwo – od techników, przez florystów dekorujących stoły, po kelnerów szykujących strefę cateringu. Nasi koordynatorzy czuwają nad każdą z tych grup, odhaczając kolejne pozycje z checklisty. To trochę jak reżyseria spektaklu – każdy ma swoją rolę do odegrania w odpowiednim czasie.

Przed startem wydarzenia odbywa się szybka odprawa wolontariuszy i obsługi recepcji. Briefujemy wszystkich, żeby przekazać ewentualne ostatnie zmiany (np. “prezes przyjedzie 15 minut później, więc przesuwamy panel dyskusyjny”) i przede wszystkim – przekazać pozytywną energię. Uśmiech, pomocna postawa, szybkie reagowanie na pytania gości – tego oczekujemy od naszej obsługi, bo wiemy, że to buduje wizerunek profesjonalizmu od pierwszej chwili kontaktu z uczestnikiem.

Gdy uczestnicy zaczynają się pojawiać, wszystko jest już gotowe na 100%. Rozpoczyna się show, a my… właściwie działamy w cieniu. To znaczy oczywiście jesteśmy obecni i czujni, ale staramy się być dyskretni – event ma błyszczeć, a nie nasza praca. Każdy z nas ma oczy dookoła głowy. Jeśli prelegent zgubił gdzieś pendrive z prezentacją – natychmiast ktoś z WGE pomaga znaleźć albo zorganizować kopię. Jeśli w cateringowej kolejce kończą się talerzyki – reagujemy zanim ktokolwiek z gości to zauważy, prosząc obsługę o uzupełnienie. Jeżeli mikrofon zaczyna trzeszczeć, nasz realizator dźwięku już przełącza na zapasowy kanał. Tak naprawdę gasimy małe pożary, zanim przeistoczą się w duże problemy. A idealnie – zanim uczestnicy w ogóle się zorientują.

Często jedna osoba z naszego zespołu jest przydzielona bezpośrednio do opieki nad klientem (np. organizatorem ze strony firmy). Taki personal concierge czuwa, by gospodarz wydarzenia miał wszystko, czego potrzebuje – czy to prezentacja na scenie, czy woda przed wystąpieniem, czy po prostu spokój, bo my wybiegamy myślami naprzód i organizujemy rzeczy zanim klient zdąży zapytać. Nasze motto to “Ty się ciesz wydarzeniem, my zajmiemy się resztą”.

W trakcie eventu prowadzimy też bieżący monitoring. Liczymy gości (czy frekwencja się zgadza z listą), sprawdzamy na bieżąco harmonogram (czy mieszczymy się w czasie, czy coś trzeba skrócić, wydłużyć – np. gdy obiadowa przerwa się przedłuża, elastycznie dostosowujemy plan). Jesteśmy w stałym kontakcie (przez krótkofalówki albo komunikator) – wystarczy jedno słowo, by np. przesunąć godzinę serwowania kawy, bo panel dyskusyjny się wydłużył. Ta koordynacja w czasie rzeczywistym to właśnie rola agencji eventowej, która odróżnia amatorskie wydarzenie od profesjonalnej produkcji.

Po wszystkim – zwijamy sprzęt, wyciągamy wnioski

Event się kończy, goście wychodzą zadowoleni, może słychać brawa – to najprzyjemniejszy moment dla każdego organizatora. Ale nasza praca jeszcze się nie skończyła. Teraz wkraczamy w etap demontażu i ewaluacji.

Zaraz po zakończeniu dziękujemy wszystkim wykonawcom i przechodzimy do zwijania sprzętu. Ekipy techniczne demontują scenę, światła, nagłośnienie – często mamy na to tylko kilka godzin, zwłaszcza gdy obiekt musi być przekazany kolejnej imprezie lub wracamy w nocy do bazy. Pilnujemy, by miejsce zostało pozostawione w stanie nie gorszym niż zastane – to ważne w relacjach z lokalami. Sprawdzamy, czy nic nie zostało zgubione (czasem uczestnicy zostawią laptop czy kurtkę – zabezpieczamy i oddajemy właścicielom).

Następnie przychodzi czas na podsumowanie z klientem. Umawiamy się zazwyczaj na spokojną rozmowę kilka dni po evencie (gdy opadną emocje). Omawiamy, co się udało świetnie, a co można by następnym razem zrobić inaczej. Prezentujemy raport – np. frekwencja vs. zaproszenia, wyniki ankiet od uczestników, informacje od cateringu (ile porcji zeszło – czy jedzenia było w sam raz) itp. Taka szczera analiza jest dla nas bardzo cenna – pozwala nam ciągle się doskonalić, a dla klienta jest dowodem, że podchodzimy do pracy odpowiedzialnie i wyciągamy wnioski.

Często już na tym spotkaniu padają pomysły na kolejne wydarzenia: “Za rok zróbmy to w większej skali” albo “Może następnym razem zaprosimy też partnerów z zagranicy?”. Dla nas największym komplementem jest, gdy klient po jednym udanym evencie wraca z chęcią planowania następnych. To oznacza, że nasza misja się powiodła – staliśmy się zaufanym partnerem, który dostarczył świetny efekt.

Na koniec warto wspomnieć, że kulisy eventu to także emocje zespołu. My naprawdę żyjemy każdym projektem. Jest zmęczenie, bywa stres, ale przede wszystkim jest pasja i radość, gdy wszystko się uda. Uśmiechy uczestników i podziękowania klienta wynagradzają nawet najdłuższe godziny przygotowań. Dlatego kochamy to, co robimy – choć działamy za kulisami, czujemy, że współtworzymy każdy sukces naszych klientów.

Jeśli chcesz doświadczyć takiej spokojnej głowy przy organizacji swojego wydarzenia – powierz jego produkcję nam. Work Group Events z przyjemnością zajmie się Twoim eventem od kulis, dbając o każdy detal. Skontaktuj się z nami, opowiedz o swojej wizji, a my zajmiemy się resztą. Ty będziesz mógł cieszyć się udanym eventem, podczas gdy my zadbamy, by wszystko “zagrało” idealnie.