Jak przygotować dobry brief dla agencji eventowej?

Masz w planach ważny event firmowy i chcesz, aby agencja eventowa dokładnie zrozumiała Twoją wizję? Kluczem do sukcesu takiej współpracy jest dobrze przygotowany brief eventowy. To od niego zaczyna się cała magia organizacji eventów – im lepiej przedstawisz swoje potrzeby, tym większa szansa na wydarzenie szyte na miarę Twoich oczekiwań. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest brief eventowy, dlaczego jest tak ważny oraz jak go stworzyć, aby już na starcie zapewnić sobie udaną realizację wydarzenia.

Brief eventowy to nic innego jak dokument zawierający kluczowe założenia i wymagania dotyczące planowanego wydarzenia. Można powiedzieć, że to fundament całego projektu – pozwala agencji eventowej wejść w Twoje buty i zrozumieć, co dokładnie chcesz osiągnąć. Branżowi eksperci podkreślają, że dobry brief eventowy stanowi podstawę udanej organizacji imprezy firmowej. Dzięki niemu agencja może przygotować ofertę i koncept idealnie dopasowane do Twoich potrzeb.

Dlaczego jeszcze warto poświęcić czas na stworzenie szczegółowego briefu? Przede wszystkim, oszczędzasz czas i budżet. Im więcej konkretów przekażesz na początku, tym mniej niedomówień wyjdzie w trakcie przygotowań. Unikniesz wielu maili z dodatkowymi pytaniami i szybkiej zmiany koncepcji w ostatniej chwili. Dobrze opisany brief to również sygnał dla agencji, że podchodzisz profesjonalnie do tematu – stajesz się partnerem, z którym łatwiej wspólnie zaplanować perfekcyjny event.

Co powinien zawierać dobry brief eventowy?

Przygotowując brief, warto traktować go jak checklistę informacji, które są niezbędne do stworzenia udanego wydarzenia. Oto najważniejsze elementy, które powinny się w nim znaleźć:

• Cel wydarzenia: Jaki jest główny cel eventu? Czy chodzi o integrację zespołu, promocję nowego produktu, uczczenie jubileuszu firmy, czy może konferencję edukacyjną dla klientów? Jasno określony cel pomoże dobrać odpowiedni format i atrakcje.

• Grupa docelowa: Kto będzie uczestnikiem wydarzenia? Podaj informacje o liczbie gości oraz ich profilu (np. pracownicy działu X, kadra menedżerska, klienci VIP). Inne atrakcje sprawdzą się dla młodego, dynamicznego zespołu startupu, a inne dla doświadczonych partnerów biznesowych.

• Budżet: Określ budżet, jaki planujesz przeznaczyć na event (przynajmniej orientacyjny przedział). Dzięki temu agencja od razu zaproponuje rozwiązania możliwe do zrealizowania w ramach Twoich możliwości finansowych i nie straci czasu na pomysły poza zasięgiem.

• Termin i czas trwania: Podaj proponowaną datę (lub przedział dat) oraz przewidywaną długość wydarzenia. Czy ma to być jedno popołudnie, cały dzień, a może wyjazd weekendowy? Terminy determinują dostępność lokalizacji i wykonawców, więc to bardzo istotna informacja.

• Lokalizacja: Czy masz preferencje co do miejsca eventu? Może konkretny hotel w Twoim mieście, a może wyjazd na Dolny Śląsk lub do innego regionu? Jeśli wydarzenie ma odbyć się we Wrocławiu, zaznacz to – lokalna agencja eventowa (Wrocław) będzie mogła zaproponować sprawdzone obiekty.

• Logistyka i potrzeby techniczne: Zastanów się nad kwestiami organizacyjnymi. Czy uczestnicy będą potrzebować noclegów lub transportu? Czy planujesz catering (np. przerwy kawowe, lunch, kolacja)? Jakie wyposażenie techniczne jest niezbędne – nagłośnienie, oświetlenie, scena, projektory? Im więcej takich informacji, tym sprawniej agencja przygotuje plan.

• Zakres usług od agencji: Wyraźnie określ, czego oczekujesz od Work Group Events. Czy mamy zająć się kompleksowo całym wydarzeniem od A do Z? A może potrzebujesz wsparcia tylko w wybranych aspektach, jak np. oprawa multimedialna lub znalezienie miejsca? Określenie zakresu współpracy pomoże uniknąć późniejszych nieporozumień.

Dobrze jest również dołączyć do briefu wszelkie wymagania jakościowe lub pomysły, które już masz. Na przykład: “Chciałbym, aby motywem przewodnim wieczoru były lata 20.”, albo “Zależy nam na interaktywnej atrakcji angażującej publiczność”. Takie wskazówki kreatywne są na wagę złota – naprowadzają agencję na kierunek, który Ci się marzy.

Wskazówki, jak przygotować brief krok po kroku

Skoro wiemy już, co powinno znaleźć się w briefie, pora na kilka praktycznych wskazówek jak ten dokument stworzyć bez bólu głowy:

1. Zacznij od szablonu: Jeśli pisanie briefu Cię przytłacza, zacznij od gotowego schematu. Możesz znaleźć w internecie przykładowe wzory briefów eventowych lub poprosić wybraną agencję o pomoc – wiele firm (być może także Work Group Events) ma własne formularze briefu do wypełnienia.

2. Zaangażuj zespół: Zbierz informacje od osób, które są istotne dla wydarzenia. Np. dział marketingu może doprecyzować przekaz i cele, HR podać preferowaną datę i liczbę uczestników, a zarząd – określić budżet. Dzięki wspólnemu wysiłkowi brief będzie kompletny i uwzględni różne perspektywy.

3. Bądź konkretny, ale i elastyczny: Podając oczekiwania, staraj się być konkretny (np. „chcemy koncert na żywo podczas kolacji”), ale pamiętaj, że agencja może zaproponować ciekawą alternatywę. Dobrze jest określić swoje “must-have” oraz “nice-to-have” – czyli elementy absolutnie kluczowe oraz te opcjonalne. Pozwoli to wykazać się kreatywnością wykonawcy i może pozytywnie Cię zaskoczyć.

4. Nie pomijaj ograniczeń: Jeśli są rzeczy, których nie chcesz lub nie możesz zrobić na evencie, również wspomnij o nich w briefie. Np. “ze względu na profil uczestników rezygnujemy z alkoholu” albo “mamy już dostawcę cateringu – nie szukajcie nowego”. Lepiej od razu wykluczyć niepasujące rozwiązania, niż tracić na nie czas.

5. Zostaw miejsce na pytania: Nawet najlepszy brief może rodzić dodatkowe pytania. I to normalne! Warto na końcu dokumentu dodać notatkę w stylu: “Jeśli coś jest niejasne – chętnie doprecyzuję podczas rozmowy”. To otwiera drzwi do dialogu i upewnia agencję, że może dopytać o szczegóły.

Pamiętaj, że przygotowanie briefu to inwestycja. Poświęcisz na niego kilka godzin, ale dzięki temu kolejne tygodnie przygotowań przebiegną sprawniej. Zespół Work Group Events traktuje brief klienta jak mapę do skarbu – im wyraźniejsze wskazówki, tym szybciej i bezbłędnie dotrzemy do celu, czyli fantastycznego eventu spełniającego Twoje oczekiwania.

Masz pomysł na event i chcesz przekuć go w realne działania? Zacznij od briefu! Jeśli potrzebujesz wsparcia w doprecyzowaniu koncepcji lub szukasz doświadczonego partnera do organizacji wydarzenia, skontaktuj się z nami. Work Group Events z przyjemnością pomoże Ci przygotować niezapomniane wydarzenie od planu aż po finał. Zapraszamy – razem stworzymy event skrojony dokładnie pod Twoje potrzeby!

Kontakt